Trong thời đại số hóa thông tin và dữ liệu, việc hiểu được dữ liệu là vô cùng quan trọng. Việc hiểu dữ liệu giúp việc đưa ra quyết định trở nên chính xác, dựa trên thông tin cụ thể và phân tích kỹ lưỡng, thay vì dựa trên trực giác hoặc kinh nghiệm không có cơ sở. Để có thể hiểu được dữ liệu một cách tổng quan và dễ dàng, một trong những công cụ đắc lực hiện tại là Dashboard. Đối với những bạn lần đầu tiếp cận với khái niệm này, thì Dashboard có thể được hiểu là một bảng điều khiển kỹ thuật dùng để tổng hợp toàn bộ dữ liệu của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và trình bày nó một cách dễ hiểu nhất. Tuy nhiên, không phải Dashboard nào cũng được thiết kế chuyên nghiệp, tổng quan để mang lại tiện ích cho người sử dụng. Dưới đây là 10 nguyên tắc thiết kế để giúp Dashboard chuyên nghiệp hơn.

1. Chỉ nên trình bày những nội dung quan trọng

Vì khung hình trình bày Dashboard có giới hạn nên hãy tập trung vào trình bày những nội dung chính cần trình bày. Trong khi đó, việc trình bày quá nhiều thông tin không cần thiết sẽ khiến cho Dashboard bị rối và khó nhìn. Để đặt số liệu vào Dashboard, bạn nên đảm bảo các thông tin đó:

• Phù hợp với mục đích và nội dung của Dashboard.

• Các thông tin được trình bày dễ hiểu.

• Các thông tin có sự liên kết với nhau.

• Có sự linh hoạt của các biểu đồ khi thay đổi Filter.

2. Consider data-ink-ratio

Thuật ngữ “data ink ratio” được sử dụng bởi một nhà thống kê người Mỹ, Edward Tufte. Thuật ngữ này xuất phát từ thời kỳ trước kỷ nguyên số, khi hầu hết các biểu đồ dữ liệu được in bằng mực. Hiểu đơn giản, khi dữ liệu được in ra trên giấy, trên mặt giấy trắng sẽ có các dấu mực. Trong số đó, một số nét mực sẽ đại diện cho dữ liệu (gọi là mực dữ liệu hay data-ink), còn những nét mực khác thì không liên quan đến việc biểu thị dữ liệu (được gọi là mực không phải dữ liệu hay non-data ink). 

Tufte đã đề xuất rằng nên dùng tỉ lệ mực in dùng để trình bày dữ liệu so với tổng lượng mực in sử dụng trong toàn bộ biểu đồ để đánh giá chất lượng của nó. Cách hiểu đơn giản, tỉ lệ này được gọi là tỉ lệ mực dữ liệu (data-ink ratio - DIR), và được tính bằng cách lấy lượng mực in dùng cho việc hiển thị dữ liệu chia cho tổng lượng mực in được sử dụng trên biểu đồ.

Tỉ lệ này nên gần bằng 1, nghĩa là càng ít mực in không liên quan đến dữ liệu càng tốt. Tỉ lệ này cũng có thể được hiểu như là tỉ lệ giữa thông tin hữu ích (tín hiệu) và các yếu tố không cần thiết (nhiễu). Do đó, nên loại bỏ bất kỳ phần mực in nào không dùng để trình bày dữ liệu hoặc không cần thiết. Điều đó có nghĩa là loại bỏ các đường lưới, biểu tượng, màu sắc, nhãn không cần thiết hoặc bất kỳ thứ gì khác không thực sự truyền đạt dữ liệu. Bảng thông tin có tỷ lệ mực dữ liệu kém là công việc khó khăn cho người dùng, vì mực không phải dữ liệu gây mất tập trung và cản trở.

3. Hãy làm tròn số nếu có thể

Khi hiển thị các con số, hãy tránh việc sử dụng quá nhiều chữ số thập phân. Việc hiển thị quá chi tiết những con số sẽ làm người đọc phân tâm khỏi những điều quan trọng. Hơn nữa, việc bao gồm quá nhiều chi tiết có thể làm cho vấn đề nhỏ trở nên phức tạp hơn cần thiết.

4. Sử dụng biểu đồ sao cho phù hợp với dữ liệu của bạn nhất

Khi lựa chọn một loại biểu đồ, bạn nên chọn loại truyền đạt dữ liệu một cách rõ ràng và hiệu quả nhất. Điều này có nghĩa là biểu đồ đó phải dễ hiểu trong thời gian ngắn nhất có thể.

Thông thường, con người không giỏi so sánh và đối chiếu các diện tích không gian. Do đó, biểu đồ hình tròn (pie charts) và biểu đồ diện tích (area charts) hiếm khi là sự lựa chọn tốt nhất.

Ngoài ra, đôi khi có thể bạn sẽ muốn thay đổi biểu đồ chỉ để tạo sự đa dạng. Tuy nhiên, bạn không nên làm vậy. Nếu việc chọn đúng loại biểu đồ có nghĩa là bạn sẽ lựa chọn cùng một loại biểu đồ nhiều lần, thì điều đó cũng không sao cả. Hầu hết thời gian, bạn sẽ sử dụng sự kết hợp của các con số, biểu đồ cột (bars), biểu đồ đường (lines) và bảng dữ liệu (tables) mà thôi.

5. Sắp xếp thông tin logic, hợp lý

Việc sắp xếp thông tin trên Dashboard một cách hợp lý là rất quan trọng. Việc nhóm các chỉ số liên quan gần nhau giúp chúng dễ tìm kiếm hơn — và làm cho thiết kế của bảng điều khiển trở nên hấp dẫn hơn.

Có nhiều cách khác nhau để nhóm thông tin, ví dụ như theo chỉ số, sản phẩm, thương hiệu, chiến dịch, khu vực, nhóm hoặc thậm chí theo khoảng thời gian. Bên cạnh đó, việc đặt tiêu đề cho từng nhóm giúp chúng dễ nhận biết hơn.

6. Sự nhất quán

Với Dashboard, việc lặp lại thông tin thường là cần thiết, đặc biệt khi bạn đang hiển thị cùng một bộ chỉ số cho nhiều đối tượng khác nhau. Dashboard của bạn sẽ dễ đọc hơn nhiều nếu bạn sử dụng cùng một loại biểu đồ và bố cục cho các nhóm khác nhau. Điều này cũng làm cho bảng điều khiển trở nên hấp dẫn hơn về mặt thẩm mỹ, vì vậy hãy tránh việc sử dụng biểu đồ khác thay cho biểu đồ đang dùng chỉ để tạo sự mới lạ.

7. Sử dụng kích thước và vị trí để làm nổi bật thông tin

Việc tạo ra một hệ thống phân cấp giúp cho Dashboard được trực quan hơn, sinh động hơn. Sử dụng kích thước và vị trí để nhấn mạnh thông tin quan trọng nhất và làm giảm đi tính quan trọng của những chỉ số ít cần xem xét hơn. Kích thước nhất quán và mối quan hệ rõ ràng giữa các yếu tố sẽ giúp tạo ra các mẫu và dòng chảy trực quan.

Về vị trí, góc trên bên trái của bảng điều khiển là vị trí tốt nhất vì đó là nơi mắt bạn tự nhiên hướng tới đầu tiên.

Đừng ngần ngại sử dụng không gian trống. Tốt hơn là để lại khoảng trống hơn là làm to một thứ gì đó chỉ để lấp đầy không gian.

8. Cung cấp bối cảnh cho dữ liệu

Để biết một con số thể hiện được giá trị tốt hay xấu, người xem cần phải dựa vào ngữ cảnh. Chẳng hạn, họ có biết rằng 42 khách hàng tiềm năng mới trong ngày hôm nay là bất thường không?

Một trong những cách dễ nhất để làm điều này là bao gồm dữ liệu trong quá khứ. Bạn có thể đưa vào chỉ số tương tự cho ngày trước đó, hoặc thậm chí là một biểu đồ đường hoặc cột hiển thị cách chỉ số đó thay đổi qua một khoảng thời gian dài hơn. Một kỹ thuật khác là bao gồm trung bình hoặc các điểm cao và thấp trước đó.

9. Sử dụng nhãn mô tả mỗi dữ liệu

Một phần quan trọng của Dashboard là các nhãn mô tả từng chỉ số hoặc biểu đồ. Chúng sẽ tự giải thích và không gây nhầm lẫn cho người xem. Đồng thời, bạn nên cố gắng giữ chúng ngắn gọn nhất có thể để tránh làm rối bảng điều khiển và cản trở dữ liệu.

10. Cuối cùng, hãy nhớ rằng việc thiết kế Dashboard để mọi người sử dụng

Đến hiện tại, bài viết đã đề cập đến một số quy tắc để thiết kế một Dashboard hoàn hảo. Tuy nhiên, điều quan trọng là những nguyên tắc trên có thể được phá vỡ.

Thiết kế Dashboard không chỉ là về việc bạn có thể sắp xếp dữ liệu hiệu quả như thế nào mà là việc làm sao để mọi người tương tác và sử dụng được thông tin.