Ứng dụng AI và chuyển đổi số đã không còn là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn trong môi trường kinh doanh hiện đại. Khi thị trường ngày càng cạnh tranh, việc tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ số giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Trong khi AI và quá trình chuyển đổi số ngày càng định hình lại bối cảnh kinh doanh toàn cầu mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Tuy nhiên, không ít đối mặt với những khó khăn do hạn chế về nguồn lực, kỹ thuật và chiến lược phù hợp. Vậy làm thế nào để SMEs có thể khai thác tối đa lợi ích của AI và chuyển đổi số mà không bị tụt hậu? Hãy cùng khám phá trong bài viết sau đây!

1. Định nghĩa về AI và chuyển đổi số

AI (Artificial Intelligence) được biết đến là trí tuệ nhân tạo. Khái niệm này đề cập đến việc tạo ra và triển khai các hệ thống và thuật toán có khả năng thực hiện các nhiệm vụ thường đòi hỏi trí thông minh của con người, chẳng hạn như học tập, lập luận, giải quyết vấn đề hay là ra quyết định.

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi cách một doanh nghiệp tận dụng công nghệ, con người và quy trình để nâng cao hiệu quả kinh doanh và áp dụng các mô hình kinh doanh mới. Sự chuyển đổi này mang tính văn hóa và ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố của doanh nghiệp, bao gồm bán hàng, marketing, vận hành và dịch vụ khách hàng, đồng thời thường đi kèm với việc chuyển sang các công nghệ đám mây hiện đại.

2. Vai trò của AI và chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2.1. Tối ưu hóa quy trình và tự động hóa hoạt động

AI giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm tải công việc thủ công và tăng hiệu suất hoạt động. Nhờ vào AI-driven automation, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao năng suất. Điều này đặc biệt hữu ích cho SMEs với nguồn lực hạn chế, giúp họ đạt được nhiều hơn với ít nhân lực hơn.

2.2. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

AI hỗ trợ doanh nghiệp khai thác dữ liệu lớn để đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn. Trước đây, việc phân tích dữ liệu đòi hỏi chi phí cao, khiến SMEs khó tiếp cận. Tuy nhiên, AI đã thay đổi cuộc chơi khi giúp doanh nghiệp nhỏ có thể thu thập và phân tích dữ liệu hiệu quả, từ đó dự đoán xu hướng thị trường, hiểu rõ nhu cầu khách hàng và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

2.3. Chuyển đổi mô hình kinh doanh linh hoạt

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới mà còn đòi hỏi SMEs phải thay đổi cách vận hành và tiếp cận thị trường. Các giải pháp như điện toán đám mây giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô linh hoạt mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng CNTT. Nhờ đó, SMEs có thể thích ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường, mở rộng dịch vụ và tiếp cận khách hàng mới mà không gặp rào cản lớn về tài chính.

2.4. Mở rộng thị trường thông qua thương mại điện tử

Một trong những lợi ích quan trọng của chuyển đổi số là giúp SMEs tiếp cận thị trường toàn cầu thông qua các nền tảng thương mại điện tử. Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể bán sản phẩm và dịch vụ trên phạm vi quốc tế, tiếp cận khách hàng vượt ra khỏi giới hạn địa lý. Các công cụ marketing số như quảng cáo trực tuyến và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) cũng giúp SMEs tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn.

2.5. Cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh thu

AI và chuyển đổi số giúp còn có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng cách cá nhân hóa dịch vụ, dự đoán hành vi tiêu dùng và tối ưu hóa các chiến dịch marketing. Các công cụ phân tích dữ liệu và AI có thể giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng chính xác hơn, nâng cao hiệu quả quảng bá và gia tăng doanh số bán hàng.

3. Một số SME đạt được thành công nhờ ứng dụng AI và chuyển đổi số

3.1. OnDeck

OnDeck, một SME dịch vụ tài chính tại Hoa Kỳ, gặp khó khăn trong việc xử lý thủ công hàng nghìn đơn vay của doanh nghiệp nhỏ, dẫn đến chậm trễ, chi phí cao và giảm hiệu suất. Để khắc phục, OnDeck triển khai RPA (Robotic Process Automation) để tự động hóa quy trình xét duyệt khoản vay, từ kiểm tra tài liệu, đánh giá tín dụng đến phê duyệt. 

Đồng thời, AI được tích hợp để phân tích hồ sơ khách hàng, đánh giá rủi ro và đề xuất điều khoản vay tối ưu. Nhờ đó, thời gian xử lý hồ sơ giảm 70%, trải nghiệm khách hàng được cải thiện và tỷ lệ phê duyệt khoản vay tăng 20% mà không cần mở rộng nhân sự.

3.2. Rubix

Rubix, một SME sản xuất tại Anh, gặp khó khăn do máy móc thường xuyên hỏng hóc, gây gián đoạn sản xuất và tốn kém chi phí bảo trì. Để khắc phục, công ty triển khai hệ thống bảo trì dự đoán sử dụng AI kết hợp với RPA nhằm giám sát hiệu suất máy móc theo thời gian thực. 

AI giúp dự báo sự cố tiềm ẩn, trong khi RPA tự động lên lịch bảo trì và đặt hàng linh kiện cần thiết. Nhờ đó, Rubix giảm 40% thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch, kéo dài tuổi thọ thiết bị và tiết kiệm 25% chi phí bảo trì hàng năm.

3.3. Exponential-e

Exponential-e, một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ IT tại Anh, gặp khó khăn trong việc mở rộng bộ phận hỗ trợ khách hàng khi công ty phát triển, dẫn đến thời gian phản hồi chậm và chi phí vận hành cao. 

Để giải quyết vấn đề, công ty triển khai chatbot AI để xử lý các yêu cầu cơ bản và sử dụng RPA để tự động phân loại, chuyển tiếp yêu cầu và giải quyết sự cố. Hệ thống hoạt động 24/7, đảm bảo hỗ trợ tức thì và chuyển tiếp mượt mà đến nhân viên khi cần. Kết quả, Exponential-e rút ngắn thời gian phản hồi 60%, giảm 30% chi phí vận hành và nâng cao đáng kể sự hài lòng của khách hàng.

Xem thêm: Ứng dụng BI trong thương mại điện tử

4. Một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần ứng dụng AI và chuyển đổi số

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng nhận ra thời điểm thích hợp để bắt đầu quá trình này. Dưới đây là một số dấu hiệu quan trọng cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần áp dụng AI và chuyển đổi số để tối ưu hoạt động, nâng cao hiệu suất và duy trì lợi thế cạnh tranh.

• Năng suất làm việc thấp: Khi doanh nghiệp vẫn dựa vào các quy trình thủ công như nhập dữ liệu bằng tay, quản lý tài liệu giấy hoặc sử dụng hệ thống cũ, hiệu suất làm việc sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

• Ra quyết định không dựa trên dữ liệu: Khi không có khả năng sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác, doanh nghiệp dễ đưa ra các chiến lược thiếu cơ sở, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và kém cạnh tranh trên thị trường.

• Bị đối thủ cạnh tranh vượt qua: Nếu doanh nghiệp nhận thấy rằng đối thủ đang thu hút khách hàng tốt hơn, mở rộng thị phần nhanh hơn hoặc có những đổi mới trong trải nghiệm khách hàng, đó là dấu hiệu cho thấy họ đang tận dụng công nghệ để cải thiện hiệu quả kinh doanh.

• Lãng phí về chi phí vận hành: Việc duy trì các hệ thống cũ không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém hơn về chi phí bảo trì, nâng cấp và vận hành. Các công nghệ lỗi thời thường không còn tương thích với các công cụ hiện đại, dẫn đến việc doanh nghiệp phải đầu tư thêm nguồn lực để duy trì hoạt động.

5. Những lý do khiến việc ứng dụng AI và chuyển đổi số của các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp thất bại

Mặc dù AI và chuyển đổi số mang lại nhiều cơ hội cho SMEs, nhưng việc triển khai chúng không hề dễ dàng. Các doanh nghiệp cần hiểu rõ thách thức đặc thù của mình để có chiến lược phù hợp, tận dụng tối đa lợi ích từ công nghệ và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

5.1. Mục tiêu không rõ ràng

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi SMEs triển khai AI và chuyển đổi số là không xác định được mục tiêu cụ thể. Nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ chỉ vì xu hướng mà không có kế hoạch rõ ràng về những gì họ muốn đạt được. Việc thiếu định hướng dẫn đến lãng phí nguồn lực, khó đo lường kết quả và không mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

5.2. Thiếu sự tham gia từ phía lãnh đạo

Chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận chức năng mà cần sự cam kết từ lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu ban lãnh đạo không thực sự hiểu hoặc ủng hộ quá trình này, việc triển khai sẽ dễ gặp phải sự trì trệ, thiếu nguồn lực và khó tạo động lực cho nhân viên. Khi lãnh đạo không chủ động tham gia, các dự án chuyển đổi số có nguy cơ bị dừng giữa chừng hoặc không đạt hiệu quả như mong muốn.

5.3. Thực hiện trên quy mô nhỏ

Nhiều SMEs bắt đầu ứng dụng AI và chuyển đổi số với các dự án thử nghiệm nhỏ lẻ nhưng không có kế hoạch mở rộng. Điều này khiến doanh nghiệp không tận dụng hết tiềm năng của công nghệ và khó tạo ra tác động đáng kể. Nếu chỉ dừng ở mức thử nghiệm mà không có chiến lược mở rộng, doanh nghiệp có thể lãng phí thời gian và tài nguyên mà không đạt được lợi ích lâu dài.

5.4. Lựa chọn công nghệ không phù hợp

SMEs thường gặp khó khăn trong việc chọn lựa công nghệ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình. Một số doanh nghiệp chọn các giải pháp quá phức tạp, dẫn đến khó triển khai và tốn kém chi phí. Ngược lại, có những doanh nghiệp chọn công nghệ quá đơn giản, không đủ mạnh để giải quyết bài toán kinh doanh thực tế. Việc không cân nhắc kỹ lưỡng về khả năng tích hợp, bảo mật và tính linh hoạt của công nghệ có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro.

4.5. Nhân sự không đủ chuyên môn

Ứng dụng AI và chuyển đổi số đòi hỏi nhân sự có kiến thức và kỹ năng phù hợp để triển khai và vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều SMEs thiếu nhân lực có chuyên môn về công nghệ, phân tích dữ liệu hoặc quản lý dự án chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp không đầu tư vào đào tạo hoặc tuyển dụng nhân sự phù hợp, quá trình chuyển đổi sẽ dễ thất bại do thiếu người vận hành và khai thác hiệu quả.

5.6. Không có kế hoạch triển khai cụ thể

Thiếu một lộ trình triển khai chi tiết là nguyên nhân khiến nhiều dự án chuyển đổi số không thành công. Một số SMEs khởi động dự án mà không xác định các giai đoạn cụ thể, không có ngân sách rõ ràng hoặc không phân công trách nhiệm rõ ràng. Điều này dẫn đến tình trạng triển khai rời rạc, thiếu kiểm soát và khó đạt được kết quả như mong đợi.

5.7. Không theo dõi và đánh giá hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào triển khai công nghệ mà quên mất bước quan trọng là đo lường hiệu quả. Nếu không có các chỉ số đánh giá rõ ràng, doanh nghiệp sẽ không biết liệu AI và chuyển đổi số có mang lại giá trị thực sự hay không. Việc không theo dõi kết quả có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội cải tiến để tối ưu hóa lợi ích của công nghệ.

6. Một số khuyến nghị cho việc ứng dụng AI và chuyển đổi số của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Như đã đề cập, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn và thậm chí thất bại khi triển khai AI và chuyển đổi số. Dưới đây là một số khuyến nghị quan trọng giúp SMEs có thể tăng khả năng thành công trong quá trình chuyển đổi số và ứng dụng AI.

• Sự dẫn dắt mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao: Vai trò của lãnh đạo cấp cao là yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số. Họ cần có tầm nhìn rõ ràng, sự quyết tâm và cam kết chặt chẽ để định hướng và thúc đẩy quá trình này.

• Khuyến khích sự tham gia tích cực của toàn thể nhân viên: Chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của một bộ phận mà đòi hỏi sự chung tay của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sáng tạo và đổi mới sẽ giúp nhân viên chủ động tham gia vào quá trình thay đổi này.

• Lập lộ trình triển khai cụ thể: Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chi tiết, bao gồm mục tiêu rõ ràng, phạm vi áp dụng, nguồn lực cần thiết và tiến trình thực hiện.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả liên tục: Việc thường xuyên đo lường và đánh giá kết quả giúp doanh nghiệp xác định mức độ thành công của quá trình chuyển đổi số. Điều này đòi hỏi hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể và các hoạt động giám sát định kỳ để điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

• Gia tăng khả năng thích nghi với sự thay đổi: Chuyển đổi số là một hành trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt trước những biến động của thị trường và sự cạnh tranh. Sự chủ động thích ứng sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội và duy trì lợi thế cạnh tranh.

7. Giải pháp công nghệ của MH Solution

MH Solution tự hào là đơn vị đối tác chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam cung cấp giải pháp AI và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, nâng cao khả năng ra quyết định và tạo lợi thế cạnh tranh. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và công nghệ tiên tiến, MH Solution cam kết mang đến những giải pháp hiệu quả, linh hoạt và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. 

Hãy khám phá cách giải pháp công nghệ của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn khai thác sức mạnh của dữ liệu ngay hôm nay!