Trong những năm gần đây, tầm quan trọng của dữ liệu đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết khi rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã nâng cao năng suất, tối ưu được thời gian, chi phí và cải thiện độ chính xác trong các quyết định kinh doanh thông qua việc khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, hành trình từ dữ liệu đến những quyết định kinh doanh mang tính chiến lược chưa bao giờ là đơn giản. Hãy tự đối chiếu với tình hình thực tế ở doanh nghiệp bạn: Bạn đã từng thấy hoang mang, đau đầu khi đối mặt với dữ liệu trong chính doanh nghiệp mình. Dữ liệu rải rác trong các hệ thống, không thống nhất và rất khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Làm thế nào để quản lý, khai phá và phân tích dữ liệu đem đến hiệu quả?

Vậy thì Business Intelligence (BI) chính là lời giải cho những vấn đề hiện tại doanh nghiệp bạn. Cùng MH Digital tìm hiểu kỹ hơn về Định nghĩa, Quy trình của BI cũng như những kinh nghiệm triển khai BI thực tế cho doanh nghiệp nhé!

I - BI LÀ GÌ?

“BI (Business Intelligence) is the practice of turning Data into Actionable insights.” là một trong những định nghĩa ngắn gọn, súc tích và chính xác nhất về BI.

Hoặc có thể hiểu đơn giản hơn: BI là việc dựa trên quy trình, công cụ công nghệ, kỹ năng và các vị trí chuyên viên để khai thác dữ liệu, tìm ra actionable insights (những hiểu biết sâu sắc, mang ý nghĩa thực tế và có thể áp dụng được), giúp cả các cấp quản lý và các chuyên viên đưa ra các quyết định sáng suốt trong mọi hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

II - VAI TRÒ VÀ LỢI ÍCH CỦA BI TRONG DOANH NGHIỆP

BI đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp .Thông qua việc cung cấp hệ thống đo lường tổng quan - chi tiết về doanh nghiệp, thị trường, BI giúp doanh nghiệp có những dự đoán, định hướng, và quyết định, điều chỉnh chính xác, phù hợp. 

Cụ thể, Vai trò của BI được thực hiện thông qua những lợi ích như sau:

1. Lợi ích đối với Vận hành doanh nghiệp

• Tổ chức và xử lý thông tin có cấu trúc: BI giúp tổ chức và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như hệ thống kinh doanh, CRM, ERP, và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Bằng cách tổ chức thông tin một cách có cấu trúc và dễ hiểu, BI giúp cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu: BI sử dụng các công cụ -  kỹ thuật phân tích và biểu diễn dữ liệu bằng các biểu đồ, báo cáo, bảng điều khiển trực quan. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quan sát quy trình vận hành, tìm ra những khía cạnh có thể được cải thiện và nhận diện các vấn đề tiềm ẩn. 
• Theo dõi hiệu suất và đo lường chỉ số: BI cung cấp khả năng theo dõi và đo lường hiệu suất theo các chỉ số quan trọng. Các báo cáo và bảng điều khiển BI cho phép doanh nghiệp theo dõi các mục tiêu, so sánh hiệu suất với các chuẩn mực và đo lường tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được những điểm yếu và khía cạnh có thể cải thiện, từ đó tăng cường hiệu quả vận hành tổng thể.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: BI có thể phân tích dữ liệu và xác định các quy trình làm việc không hiệu quả hoặc không cần thiết. Thông qua việc tối ưu hóa các quy trình này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian và nguồn lực tiêu hao, đồng thời tăng năng suất làm việc.

2. Lợi ích đối với Định hình chiến lược

Một trong những ưu điểm lớn của BI là khả năng cung cấp thông tin thời gian thực, cho phép doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh chóng đối với các sự thay đổi thị trường và cạnh tranh. Bởi vậy, BI hỗ trợ doanh nghiệp:

• Nắm bắt được xu hướng thị trường, xác định nguồn thu mới.
• Định hình chiến lược hiệu quả
• Đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn x5 lần (Theo báo cáo của IBM)

3. Đối với khách hàng

BI có hỗ trợ thấu hiểu khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng niềm tin của khách hàng với những 

• Phân tích dữ liệu khách hàng: BI giúp phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như hệ thống CRM, trang web, mạng xã hội và các kênh tiếp thị khác để hiểu rõ hơn về khách hàng. Thông qua việc phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận biết xu hướng, ưu tiên, nhu cầu và hành vi của khách hàng. Điều này giúp tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa và tăng cường tương tác tích cực với khách hàng.
• Đo lường và theo dõi chỉ số lượng khách hàng: BI cung cấp khả năng đo lường và theo dõi chỉ số lượng khách hàng quan trọng như chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT), chỉ số rời bỏ (churn rate), và chỉ số khách hàng hàng trung thành. Thông qua việc theo dõi và đánh giá các chỉ số này, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của các chiến dịch, sản phẩm và dịch vụ, từ đó nâng cao trải nghiệm và tạo lòng tin cho khách hàng.
• Dự báo và đề xuất cá nhân hóa: BI có thể sử dụng dữ liệu lịch sử và mô hình dự báo để đưa ra đề xuất cá nhân hóa dựa trên hành vi và nhu cầu của khách hàng. Thông qua nhiệm vụ xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình kéo dài phù hợp, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm cá nhân hóa và tăng khả năng chuyển đổi khách hàng.

4. Đối với Văn hóa doanh nghiệp:

• Thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch: BI khuyến khích việc chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên, hình thành những quy trình làm việc minh bạch, đi đến những quyết định dựa trên căn cứ chắc chắn, có cơ sở, không mông lung, cảm tính. 
• Kết hợp tốt với quy trình làm việc Agile: bởi BI có thể đo lường rất hiệu quả hiệu suất của dự án bằng việc đánh giá chính xác tốc độ phát triển, chất lượng sản phẩm và mức độ hoàn thành thông qua các KPI rõ ràng. Nhờ việc truyền tải dữ liệu và thông tin đáng tin cậy, BI tạo ra một nền tảng để tất cả các thành viên trong đội làm việc có thể cùng hiểu và đưa ra quyết định dựa trên cơ sở thông tin chung minh bạch, đồng thuận.

III - QUY TRÌNH TRIỂN KHAI BI

Quy trình triển khai BI có thể chia ra làm 04 công đoạn và tương đương với mỗi công đoạn là một vị trí chuyên phụ trách (như hình vẽ)

1. Data Storage and ETL (by Data Engineer):

Data Engineer là người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu và tiến hành ETL (Extract, Transform, Load) - trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu.

Trong bước này, Data Engineer thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, như cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM, các file Excel, hoặc dữ liệu từ các nguồn bên ngoài. Sau đó, họ thực hiện các quy trình chuyển đổi dữ liệu để chuẩn hóa và sắp xếp dữ liệu thành một cấu trúc phù hợp cho việc phân tích.

2. Data Model and Analysis (by Data Analyst):

Data Analyst sẽ sử dụng dữ liệu đã được chuyển đổi để xây dựng mô hình dữ liệu. Điều này bao gồm việc tạo ra các bảng, quan hệ và khung dữ liệu để hiểu cấu trúc và mối quan hệ giữa các dữ liệu.

Dựa trên mô hình dữ liệu, Data Analyst sẽ thực hiện phân tích dữ liệu để tìm ra thông tin hữu ích và các mô hình, xu hướng, hoặc quy luật trong dữ liệu.

3. Visuals, Dashboards and Reporting (by Data Visualization Specialist):

Data Visualization Specialist sẽ tạo ra các biểu đồ, đồ thị, bảng điều khiển và báo cáo dựa trên dữ liệu đã được phân tích.

Chuyên gia này sử dụng các công cụ và phần mềm tạo ra giao diện trực quan để trực quan hóa dữ liệu và hiển thị thông tin một cách dễ hiểu và hấp dẫn cho người dùng cuối.

4. Decision making (by Business Leader):

Business Leader, là nhà lãnh đạo kinh doanh, đôi khi có thể các cá nhân, các trưởng nhóm làm việc, sẽ sử dụng thông tin được trực quan hóa và báo cáo để đưa ra quyết định chiến lược và chiến thuật.

Dựa trên thông tin được cung cấp, Business Leader có khả năng đánh giá hiệu quả của các chiến dịch, sản phẩm, dịch vụ và đưa ra các quyết định về phát triển kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

VI - MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI BI CHO DOANH NGHIỆP

1. Những sai lầm thường gặp của các doanh nghiệp khi triển khai BI:

(*) Trước khi triển khai

• Thiếu chiến lược rõ ràng: Một sai lầm phổ biến là thiếu một chiến lược định hướng rõ ràng cho triển khai BI. Các doanh nghiệp cần có một kế hoạch tổng thể và mục tiêu cụ thể để đảm bảo rằng việc triển khai BI phù hợp với nhu cầu kinh doanh và giúp tạo ra giá trị thực tế.

• Bị “ảo tưởng” bởi giá trị dữ liệu mà họ có: Một yếu tố quan trọng trong triển khai BI là đảm bảo dữ liệu chất lượng. Nếu dữ liệu không chính xác, không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy, các báo cáo và phân tích của BI sẽ không đáng tin cậy và không hữu ích. Nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp đều đang không xác định được dữ liệu của mình có thể khai thác giá trị gì và bị nhầm lẫn: Khối lượng dữ liệu tỷ lệ thuận với giá trị dữ liệu.
• Không biết nên đầu tư bao nhiêu là hợp lý.
• Cho rằng doanh nghiệp mình cũng tự triển khai được BI: Khái niệm BI vẫn còn khá mới mẻ với nhiều doanh nghiệp Việt. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa BI và các báo cáo đơn thuận có nhiều biểu đồ. 

(*) Trong khi triển khai:

• Yêu cầu triển khai các bài toán dạng dự đoán và tối ưu từ sớm: Bước đầu triển khai BI là tập trung vào xây dựng nền tảng cơ bản bao gồm thu thập, làm sạch và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Việc triển khai các bài toán phức tạp như dự đoán hay tối ưu từ sớm có thể gây ra sự không chính xác và tiêu tốn rất nhiều tài nguyên.
• Không tính đến chi phí nội bộ cho việc thay đổi hệ thống, vận hành và áp dụng BI: Việc triển khai BI yêu cầu sẽ có sự thay đổi trong quy trình kinh doanh, vận hành tổ chức và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Điều này sẽ phát sinh một số chi phí về đào tạo hay thay đổi, làm mới quy trình. 

(*) Sau triển khai:

• Không hình thành được văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu: Việc xây dựng hệ thống BI nhưng không được song hành cùng văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu sẽ không tận dụng được tối đa lợi ích của BI. Thường vấn đề này sẽ xuất phát từ việc tổ chức và đào tạo bên trong nội bộ doanh nghiệp chưa được sát sao.
• Không quản lý và duy trì được chất lượng dữ liệu: Như đã đề cập, chất lượng dữ liệu đầu vào là vô cùng quan trọng. Sau khi xây dựng hệ thống BI, dữ liệu vẫn cần được kiểm soát.
• Không có sự phản hồi và điều chỉnh: Sau khi hệ thống BI được xây dựng và đi vào hoạt động, các doanh nghiệp cần chủ động trải nghiệm, theo dõi và phản hồi liên tục về hiệu quả của hệ thống. Nếu như không có sự phản hồi, hệ thống BI sẽ không thể được cải thiện và phù hợp với nhu cầu từ phía doanh nghiệp. 

2. Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn triển khai BI trong thời gian tới:

• Đầu tư tìm hiểu và xây dựng BI sớm nhất có thể! 
• Định hình được chiến lược, cách khai thác trước khi quyết định đầu tư BI.
• Nên bắt đầu xây dựng hệ thống BI với khoản đầu tư <2% doanh thu/năm.
• Đầu tư vào đào tạo nhân sự và khuyến khích mạnh mẽ quy trình làm việc minh bạch, không cảm tính.
• Đưa data-driven-decision trở thành văn hóa doanh nghiệp.

V - KẾT LUẬN

Trong thời đại “Dữ liệu tạo nên tiềm năng”, đầu tư sớm vào BI hay Phân tích dữ liệu nói chung là một quyết định khôn ngoan, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu cả về quy trình vận hành và kinh doanh. 

Versatica đã có kinh nghiệm triển khai các hệ thống BI và DMP (Data Mining Platform) cho các doanh nghiệp ở đa dạng ngành nghề như Y tế - dược, Du lịch, Tài chính, Giáo dục, … Với những ưu điểm về tốc độ xử lý, bảo mật dữ liệu cao, sẵn sàng customize theo yêu cầu khách hàng cùng với đội ngũ chuyên viên được đào tạo bài bản về kỹ thuật cũng như kiến thức ngành, Versatica tự tin mang đến Quý doanh nghiệp những giải pháp tốt nhất về Dữ liệu.

Nếu bạn cũng đang quan tâm đến một hệ thống BI giúp doanh nghiệp bạn có thể chuyển mình để cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, tìm hiểu ngay Versatica - Giải pháp toàn diện về dữ liệu để làm chủ dữ liệu - nâng tầm doanh nghiệp ngay hôm nay!