Trong kỷ nguyên số hóa, dữ liệu trở thành tài sản vô giá của mọi doanh nghiệp. Quá trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu một cách thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian công sức, mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và khả năng đưa ra quyết định chiến lược. Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải tình trạng báo cáo chậm trễ, thiếu chính xác, cản trở việc ra quyết định?    

Nếu câu trả lời là “có”, thì đã đến lúc bạn cần một giải pháp tự động hóa báo cáo toàn diện! Versatica, nền tảng giải pháp công nghệ toàn trình về phân tích dữ liệu, được phát triển bởi MH Solution - Đối tác Chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình báo cáo, nâng cao hiệu suất làm việc và đưa ra quyết định chính xác hơn.

I. Giới thiệu

1.1. Tự động hóa báo cáo là gì?

Tự động hóa báo cáo là giải pháp giúp doanh nghiệp tạo và chia sẻ thông tin một cách tự động đến những người được chỉ định, theo khoảng thời gian đã được thiết lập trước. Các báo cáo có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, nhưng thường tập trung vào các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI), tài chính và các dữ liệu cần cập nhật theo thời gian. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo thông tin luôn chính xác, kịp thời.

Các quy trình này có thể bao gồm:

• Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như hệ thống ERP, CRM, website,…

• Xử lý dữ liệu và tạo báo cáo

• Phân phối báo cáo cho các đối tượng liên quan

Thay vì nhập thủ công số liệu vào Excel từ nhiều nguồn khác nhau, Versatica kết nối, tổng hợp và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, mang đến cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của bạn.

1.2. Hạn chế trong quy trình báo cáo truyền thống

Quy trình báo cáo truyền thống này gây ra nhiều mặt hạn chế, như:

• Khả năng tiếp cận và tính sẵn có của thông tin bị hạn chế. Ví dụ, dữ liệu tài chính phải được trích xuất thủ công từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như bảng tính, cơ sở dữ liệu và tài liệu giấy. Điều này gây tiêu tốn thời gian và nguồn lực quý giá của doanh nghiệp. 

• Quy trình tốn nhiều thời gian và công sức. Ví dụ, nhân viên phải nhập dữ liệu thủ công vào bảng tính, tham chiếu chéo thông tin và thực hiện các phép tính. Công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều công sức này không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót mà còn hạn chế khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn.

• Dữ liệu không cập nhật theo thời gian thực. Ví dụ, một công ty đầu tư dựa vào các phương pháp báo cáo truyền thống có thể không có thông tin cập nhật về xu hướng thị trường hoặc hoạt động của đối thủ cạnh tranh, điều này có thể cản trở khả năng đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt của họ. Không được cập nhật tự động vì dữ liệu không liền mạch và liên tục.

• Sự hợp tác và giao tiếp kém hiệu quả. Ví dụ, các bên liên quan phải dựa vào email, chuyển tài liệu giấy hoặc gặp mặt trực tiếp để chia sẻ và thảo luận dữ liệu báo cáo. Điều này không chỉ làm tăng nguy cơ hiểu sai thông tiv, chậm trễ mà còn gây khó khăn trong việc theo dõi, ghi nhận thay đổi và phản hồi một cách rõ ràng

• Khó khăn trong việc đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu. Ví dụ, một lỗi đánh máy hoặc tính toán sai có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác. Ngoài ra, việc thiếu các cơ chế xác thực và kiểm tra lỗi tự động khiến việc xác định và sửa lỗi kịp thời trở nên khó khăn.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn phụ thuộc vào quy trình báo cáo thủ công, bạn có thể đang lãng phí tài nguyên và cơ hội tăng trưởng.

Hãy tưởng tượng, thay vì mất hàng giờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, nhờ tự động hóa báo cáo bạn có thể nhận được báo cáo tự động, cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn tập trung vào những quyết định chiến lược quan trọng. Versatica chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp bạn vượt qua rào cản này!

Xem thêm: Coca-Cola Andina tăng 80% hiệu suất phân tích nhờ Hồ dữ liệu (Data Lake)

II. Versatica - Giải pháp tự động hóa báo cáo hiệu quả cho doanh nghiệp B2B

2.1. Versatica là gì?

Được phát triển bởi MH Solution, Versatica là giải pháp công nghệ toàn trình về phân tích dữ liệu và Business Intelligence/BI, bao gồm quá trình: Tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu (Data requirement gathering), Thu thập dữ liệu (Data Collection), Làm sạch dữ liệu (Data Cleaning), Phân tích dữ liệu (Data Analysis) và Trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization).

Với những tính năng trên, Versatica giúp doanh nghiệp tạo tự động hóa báo cáo linh hoạt, giúp doanh nghiệp thu thập, tổng hợp và trình bày dữ liệu một cách tự động theo thời gian thực. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp mạnh mẽ, thay vì mất hàng giờ nhập liệu thủ công, Versatica giúp bạn có những báo cáo trực quan, chính xác và cập nhật liên tục, giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất kinh doanh và tối ưu hóa chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

2.2. Vì sao doanh nghiệp nên chọn Versatica?

• Khả năng tùy biến cao: Versatica cho phép tùy chỉnh quy trình báo cáo theo nhu cầu cụ thể, thiết lập các quy tắc, bộ lọc và công thức tính toán riêng để tạo ra báo cáo chính xác, phục vụ cho mục tiêu quản lý và phân tích của doanh nghiệp. Sự linh hoạt này giúp hệ thống có thể thích ứng với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả ra quyết định.

• Dashboard trực quan sinh động:  Versatica có hơn 80 mẫu dashboard mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt vời, cho phép tạo và tùy chỉnh báo cáo một cách dễ dàng mà không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về  CNTT. Điều này giúp những người không chuyên về công nghệ cũng có thể tham gia vào quá trình phân tích dữ liệu, tạo ra các báo cáo trực quan và sinh động, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. 

• Dự đoán tích hợp: Khác với hầu hết các công cụ BI có trên thị trường, Versatica cung cấp cho bạn một công cụ phân tích dự đoán tích hợp, mà không thêm bất kỳ chi phí nào cho một module bổ sung. Giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng, dự báo kinh doanh và đề xuất chiến lược tối ưu, từ đó đưa ra những chiến lược phù hợp và tối ưu hóa các quyết định.

• Phát hiện vấn đề và cảnh báo: Versatica giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong dữ liệu (như nhập sai số liệu) và cảnh báo người dùng ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến dữ liệu sai mà còn cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc của vấn đề, giúp người quản lý nhanh chóng xác định và khắc phục sự cố. Tính năng này góp phần nâng cao độ chính xác của báo cáo và giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và chính xác hơn. 

2.3. Lợi ích của giải pháp tự động hóa báo cáo của Versatica đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Việc tổng hợp báo cáo thủ công đòi hỏi công sức lao động lớn. Nhiều tổ chức nhỏ thường nhầm tưởng rằng việc chuẩn bị báo cáo thủ công sẽ rẻ hơn so với sử dụng tự động hóa. Tuy nhiên, điều ngược lại là đúng, vì đầu tư vào tự động hóa báo cáo chỉ yêu cầu một khoản đầu tư nhỏ vào công nghệ so với chi phí phải trả cho việc thuê nhiều nhân viên để làm công việc này.

• Tăng cường hiệu quả: Khi được tự động hóa báo cáo bằng công nghệ, các nguồn lực sẽ được giải phóng để tập trung vào các nhiệm vụ khác cần sự chú ý. Ví dụ, nguồn lực khác có thể được phân bổ vào chức năng marketing để tập trung vào các chiến dịch quảng bá, tăng cường sự hiện diện của sản phẩm và nâng cao doanh thu. Nhân viên có thể tập trung vào những công việc sáng tạo hoặc phức tạp, trong khi các máy móc đảm nhận các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại.

• Đảm bảo tính nhất quán: Để báo cáo có giá trị lâu dài, nó phải có tính nhất quán, vì nó dựa trên việc so sánh và đo lường lại các chỉ số giống nhau. Rất khó để đảm bảo mức độ nhất quán này trong một hệ thống thủ công, vì báo cáo phụ thuộc vào người chuẩn bị chúng. Khi người hoặc nhóm chuẩn bị báo cáo thay đổi, thông tin có thể phản ánh những thay đổi nhỏ, làm cho báo cáo có vẻ ít đáng tin cậy hơn.

• Tăng cường việc thu hút khách hàng: Các tổ chức lớn chuẩn bị báo cáo cho các công ty nhỏ có khả năng thu hút được nhiều khách hàng hơn nhờ tự động hóa báo cáo. Tự động hóa mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh so với những tổ chức không sử dụng công nghệ này. Khách hàng tin rằng họ sẽ nhận được báo cáo tốt hơn từ một công ty đã tự động hóa dịch vụ của mình thay vì một công ty sử dụng hệ thống báo cáo thủ công. Dự đoán rằng các tổ chức vẫn giữ nguyên hệ thống thủ công cũ sẽ dần dần mất khách hàng.

• Giảm tải công việc và căng thẳng cho nhân viên: Tự động hóa báo cáo không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn cho chính nhân viên. Trong hệ thống thủ công truyền thống, nhân viên phải nhập liệu thủ công trước khi tạo báo cáo. Đây là một quá trình tốn thời gian. Trong một số trường hợp, báo cáo có thể không có sẵn khi cần thiết, gây ra sự chậm trễ không cần thiết, làm cản trở các quyết định quan trọng. Tự động hóa báo cáo tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị báo cáo.

• Hỗ trợ chia sẻ thông tin: Tự động hóa báo cáo giúp việc chia sẻ báo cáo với các bên liên quan trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống thủ công truyền thống tạo ra các bản sao giấy và phải được phân phát thủ công đến từng người trong văn phòng. Việc chia sẻ báo cáo ra ngoài, ví dụ cho khách hàng hoặc nhà cung cấp, thường phải thực hiện qua email thủ công và có thể cần theo dõi.

2.4. Ứng dụng tự động hóa báo cáo Versatica trong các lĩnh vực

Giải pháp tự động hóa báo cáo của Versatica có thể được áp dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khác nhau:

Bán lẻ: Báo cáo doanh thu, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo phân tích khách hàng, báo cáo hiệu quả chương trình khuyến mãi... giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh, điều chỉnh chiến lược bán hàng và marketing.

Sản xuất: Báo cáo sản lượng, báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo chất lượng sản phẩm, báo cáo hiệu suất máy móc... giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Tài chính - Ngân hàng: Báo cáo tài chính, báo cáo rủi ro, báo cáo hiệu quả đầu tư, báo cáo tuân thủ... giúp quản lý rủi ro, đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt và đảm bảo tuân thủ các quy định.

Giáo dục: Báo cáo kết quả học tập, báo cáo điểm danh, báo cáo phân tích chất lượng giáo dục, báo cáo quản lý học phí... giúp nâng cao chất lượng giảng dạy và quản lý trường học hiệu quả.

Y tế: Báo cáo bệnh án điện tử, báo cáo thống kê bệnh tật, báo cáo hiệu quả điều trị, báo cáo quản lý thuốc... giúp cải thiện chất lượng dịch vụ y tế, nâng cao hiệu quả quản lý bệnh viện và chăm sóc bệnh nhân.

III. Kết luận

Với bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, dữ liệu là yếu tố quyết định thành công với mọi doanh nghiệp, doanh nghiệp không thể tiếp tục lãng phí thời gian với quy trình báo cáo thủ công. Tự động hóa báo cáo với Versatica không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Tìm hiểu thêm về Versatica tại đây